Unsere Software etspuka bildet den Prozess der betrieblichen Altersvorsorge komplett über alle Vertriebs- und Verwaltungsebenen ab.
Damit ist eine klar strukturierte Verarbeitung vom Entstehungsort der Daten bis zum Rückdecker gewährleistet. Darüber hinaus wurde mit etspuka erreicht, dass mit einer Anwendung unterschiedliche
Durchführungswege parallel verwaltet werden können. Doppelte Datenhaltung kann damit vermieden werden.
Durch den modularen und prozessorientierten Aufbau von etspuka werden nur die Funktionen aktiviert, die tatsächlich für die täglichen Arbeiten benötigt werden!
Die komplette Verwaltung der Daten ist bereits mit dem Kernsystem etspukaCore, der Bestandsverwaltung möglich.
Das Softwaremodul etspukaFI ist die sinnvolle Ergänzung zu etspukaCore für die Verarbeitung der Zahlungsströme großer bAV-Einrichtungen. Abrechnungen an die Unternehmen können mit wenig Aufwand im Massendruck ausgegeben werden. Ebenso werden in etspukaFI Standardvorgänge der täglichen Arbeit wie z. B. Beitragsänderungen, Stornos, Dienstaustritte, Stilllegungen, Abfindungen und Beitragsrückerstattungen über die Einzelsatzverarbeitung in vordefinierten Workflows schnell und sicher abgearbeitet.
Das Softwaremodul etspukaWFM erleichtert die Verwaltung von Massendaten erheblich. Verwaltungsvorgänge wie Neuanlagen, Beitragsänderungen, Statusänderungen, Dienstaustritte und Adressänderungen werden durch automatisierte Workflows durchgeführt. Anhand von Listen wird erkannt welche Bearbeitung gefordert ist, diese wird selbstständig durchgeführt.
Der etspukaRM ist ein wichtiger Teil der umfangreichen Dokumentenverwaltung von etspuka. Mit Hilfe des etspukaRM können kundeneigene Dokumentenvorlagen und Auswertungen erstellt, gepflegt und organisiert werden. Die steuern selbst, in welchen Bereichen bestimmte Dokumentenvorlagen zur Verfügung stehen.
Externe Dokumente wie z. B. Kundenpost, ob in gedruckter oder digitaler Form vorliegend, können automatisch mit Hilfe des etspukaScanTool in das System überführt werden.
Wollen Sie auch Ihren Vertrieb professionell unterstützen? Dann verwenden Sie zusätzlich etspukaCenter ggf. mit dem Offlinetool etspukaRemote, das auch ohne Anbindung an das Kernsystem direkt vor Ort beim Kunden für die Datenerfassung eingesetzt werden kann.
Die Verwaltung von bAV Beständen (Bestandsverwaltung) ist im Kernsystem unserer bAV Verwaltungssoftware etspuka - etspukaCore - integriert. Daten werden in folgender Hierarchie abgelegt:
Einrichtung (Durchführungsweg) – Unternehmen (mit Leistungsplan) – Begünstigter (Mitarbeiter) – Zusage
In der Einrichtungsverwaltung (z. B. der Unterstützungskasse) werden Verwaltungsabläufe wie z. B. Hauptversammlungen, Organverwaltung und Erstellung des Jahresberichtes durchgeführt. Auf Unternehmensebene können neben den Unternehmensdaten, ebenso die Konzernstrukturen hinterlegt werden.
Zum Begünstigten werden neben dessen Daten auch die Daten deren Hinterbliebenen und Ausgleichsberechtigten abgelegt. Gesetzlichen Parameter (Unverfallbarkeit, PSV-Pflicht, etc.), biometrische Risiken und Informationen zu Rückdeckungsverträgen aller Art werden auf Zusagenebe abgespeichert. Datenhistorien sowie zugehörige Dokumente, Berichte und Anschreiben stehen auf allen 4 Ebenen zur Verfügung.
Das PSV-Kurztestat wird auf Basis der hinterlegten Daten (Begünstigten, Zusagen) automatisch auf Knopfdruck mit Anschreiben und Einzelauflistung erstellt. Abrechnungen der Beiträge und Gebühren zu Unternehmen (auch als Lastschrift) werden automatisch ermittelt. SEPA kann jederzeit erzeugt werden. Aus den gleichen Daten werden ebenso die Zahlungen an die Rückdecker (Versicherer) ermittelt.
Ohne Probleme mehrere tausend Unternehmen, deren Begünstigte und Zusagen verwalten!
Das Softwaremodul etspukaFI unserer bAV Verwaltungssoftware etspuka, ist die sinnvolle Ergänzung zu etspukaCore, wenn in der Verwaltung Zahlungsströme
großer bAV Einrichtungen, also die Verarbeitung von Massendaten, gesteuert werden müssen. Themen wie Massendruck von Beitragsrechnungen,
Abrechnung mit Versicherern, Import von Kontoauszugsdateien, automatisierter Zahlungsabgleich und SEPA wurden in Zusammenarbeit mit unseren Kunden weitestgehend an den praktischen Verwaltungsablauf angepasst.
Des Weiteren ermöglicht etspukaFI eine einfache und schnelle Verarbeitung von wiederkehrenden Verwaltungsvorgängen durch vordefinierten Workflows!
sind Schlagworte der täglichen Praxis. Alle diese Vorgänge werden über die Einzelsatzverarbeitung in vordefinierten Workflows schnell und sicher abgearbeitet. Alle Änderungen werden historisiert, Änderungsprotokolle automatisch erzeugt und im Dokumentenarchiv abgelegt.
Für eine große Anzahl von Begünstigten bzw. Zusagen kann die Verarbeitung von Verwaltungsvorgängen mit Hilfe des etspukaWFM (Workflow Manager) erfolgen. Dieser geht in der Verarbeitung einen großen Schritt weiter. Anhand einer Liste wird erkannt welche Bearbeitung gefordert ist, diese wird dann selbstständig für alle Datensätze durchgeführt. Wie geht das? Eingelesene Excel-Listen werden satzweise geprüft und über eine ausgefeilte Logik in verschiedene Verwaltungsvorgänge sortiert:Anhand von Tickets erfolgt dann die Abarbeitung im Hintergrund. Rückdeckungsrelevante Änderungen die mit dem etspukaWFM durchgeführt wurden, können anschließend über eine Schnittstelle zum Rückdecker übertragen werden.
Der etspukaWFM ist die zentrale Erweiterung der etspuka Funktionalitäten, die die Verwaltung von großen Datenbeständen signifikant vereinfacht und Ihre Mitarbeiter erheblich entlastet.
Beim Vertrieb von bAV Produkten hilft Ihnen unser Softwaremodul etspukaCenter aus unserer bAV Verwaltungssoftware etspuka, da hier vertriebsspezifische Abläufe besonders ausgeprägt sind! etspukaCenter steuert und organisiert
In etspukaCenter wird die Durchführung der bAV für ein Unternehmen in Beratungsprojekten zusammengefasst. Nach der Erstellung der Betriebsvereinbarung im Unternehmen werden alle Parameter der Leistungspläne in etspukaCenter dem Unternehmen zugeordnet.
Das Unternehmen wird mit allen Ansprechpartnern und Adressinformationen, wichtigen Parametern, Anzahl der stimmberechtigten Personen und deren Kontaktdaten, sowie Steuer- und Betriebsstellennummer angelegt. Dem Unternehmen werden die Leistungspläne aus einem Pool zugeordnet oder individuell erstellt. Den einzelnen Leistungsplänen können Tätigkeitsgruppen bzw. Berufe oder Berufsgruppen zugeordnet werden. Damit wird sichergestellt, dass die einzelnen Leistungspläne nur dem dafür vorgesehenen Personenkreis zur Verfügung stehen. Die im System hinterlegten Berater werden dem Projekt zugeordnet. Dabei können ihnen Abschlussprovisionen eingestellt werden. Es können die für die bAV vorgesehenen Begünstigten ins System übernommen werden. Diese können einzeln, in Gruppen oder insgesamt den Beratern zugeordnet werden.
Das fertig erstellte Beratungsprojekt wird in einem Datenpaket den zugeordneten Beratern nach etspukaRemote übermittelt. Nach erfolgter Beratung der Mitarbeiter des Unternehmens und Abschluss des Zusageantrags werden die Datenpakete wieder nach etspukaCenter übertragen, wo sie ggf. nachbereitet werden. Die Überarbeitung wird vorläufig mit dem Druck der Dotierungsliste abgeschlossen. Diese Liste wird dem Unternehmen zur Bestätigung vorgelegt. Sofern sich hieraus keinen Änderungen mehr ergeben, kann das Datenpaket an etspukaCore zur Anlage der Zusagen übertragen werden.
Daten erfassen wo sie entstehen - beim Beratungsgespräch mit den Begünstigten!
Dies ermöglicht das Softwaremodul etspukaRemote. Dadurch erreichen Sie höchste Datenqualität, da Übermittlungsfehler von vorne herein ausgeschlossen bzw. minimiert werden. Vor dem Beratungsgespräch werden die Unternehmens- und Beraterdaten mit etspukaCenter vorbereitet und das fertig erstellte Beratungsprojekt wird in einem Datenpaket den zugeordneten Beratern nach etspukaRemote übermittelt. Bei der Beratung in einem Unternehmen kann dann der Berater direkt Begünstigtendaten eingeben oder mittels Importschnittstelle einlesen. Den einzelnen Begünstigten können die Unternehmensvereinbarungen (Tarife) zugeordnet werden. Es besteht ebenso die Möglichkeit den Beratungsstand mit einem Beratungsstatus zu kennzeichnen. Nach erfolgter Beratung der Mitarbeiter des Unternehmens und Abschlss des Zusageantrags werden die Datenpakete wieder nach etspukaCenter übertragen, wo sie ggf. nachbereitet werden.
Die Software etspuka verfügt an zahlreichen Stellen über fest definierte Schnittstellen, die einen einfachen und schnellen Datenaustausch, Import, Export sowie Update von Daten ermöglichen:
Die Software etspuka bietet eine umfangreiche Dokumentenverwaltung, die Ihnen den Import von externen Dokumenten (z. B. Kundenpost), Archivierung von Dokumenten sowie die Erstellung von Dokumenten (z. B. Kundenanschreiben) mit wenigen Handgriffen ermöglicht.
Das Kernstück bildet das Dokumentenarchiv. Alle im System erzeugten sowie importierten externen Dokumente werden im Dokumentenarchiv abgelegt. Dies ermöglicht Ihnen die Ablage aller Dokumente an einem zentralen Ort. Automatisch zugewiesene Dokumentengruppen sowie zahlreiche Suchkriterien machen einen schnellen Zugriff auf die im System archivierten Dokumente möglich, ganz gleich in welchem Datei-Format (z. B. Excellisten, E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente). Alle Dokumente können zu PDF-Dokumenten umgewandelt werden.
Externe Dokumente wie z.B. Kundenpost, ob in gedruckter oder digitaler Form vorliegend, können problemlos mit Hilfe des etspukaScanTool in das System überführt werden. Die dabei verwendete Technik der automatischen Texterkennung (OCR) macht die Archivierung einer Vielzahl gleich aufgebauter Dokumente extrem einfach und komfortabel. Anhand einer zuvor hinterlegten Klassifikationsvorlage werden die benötigten Informationen für die Archivierung aus dem Dokument ausgelesen. Das ermöglicht eine automatische Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und ermöglicht Ihnen einen weiteren Schritt zu einem papierlosen Büro.
Mit Hilfe des etspukaRM können kundeneigene Dokumentvorlagen erstellt werden. In den Dokumenten können Textmarken gesetzt werden, die beim Drucken automatisch mit den Informationen aus der Datenbank gefüllt werden. Der Druck von Dokumenten kann sowohl auf dem angeschlossenen Drucker oder als PDF-Dokument erfolgen. Wichtige Auswertungen oder Formulare werden beim Druck direkt im Dokumentenarchiv abgelegt. Alle Dokumentvorlagen können mit einem Vor- bzw. Nachbericht versehen werden. Diese können von der eigentlichen Selektion des Hauptberichtes abweichen und eigene Daten enthalten. So kann z. B. beim Druck des PSV-Testates ein Anschreiben an das Unternehmen vorweg und die Liste mit den (in Summe) auf dem Testat befindlichen Begünstigten im Anschluss gedruckt werden. Damit entfällt beim Massendruck das Sortieren der Druckergebnisse. SQL-Selektionen ermöglichen es die Datenbank nach Kundenanforderungen auszuwerten. Die Ergebnisse der Abfragen können auch in anderen Programmen (z. B. Excel) weiterverarbeitet werden.