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Dokumentenverwaltung / Archivierung

Die Software etspuka bietet eine umfangreiche Dokumentenverwaltung, die Ihnen den Import von externen Dokumenten (z. B. Kundenpost), Archivierung von Dokumenten sowie die Erstellung von Dokumenten (z. B. Kundenanschreiben) mit wenigen Handgriffen ermöglicht.

Dokumente archivieren

Das Kernstück bildet das Dokumentenarchiv. Alle im System erzeugten sowie importierten externen Dokumente werden im Dokumentenarchiv abgelegt. Dies ermöglicht Ihnen die Ablage aller Dokumente an einem zentralen Ort. Automatisch zugewiesene Dokumentengruppen sowie zahlreiche Suchkriterien machen einen schnellen Zugriff auf die im System archivierten Dokumente möglich, ganz gleich in welchem Datei-Format (z. B. Excellisten, E-Mails, Word- oder PDF-Dokumente). Alle Dokumente können zu PDF-Dokumenten umgewandelt werden.

Externe Dokumente importieren bzw. archivieren

Externe Dokumente wie z.B. Kundenpost, ob in gedruckter oder digitaler Form vorliegend, können problemlos mit Hilfe des etspukaScanTool in das System überführt werden. Die dabei verwendete Technik der automatischen Texterkennung (OCR) macht die Archivierung einer Vielzahl gleich aufgebauter Dokumente extrem einfach und komfortabel. Anhand einer zuvor hinterlegten Klassifikationsvorlage werden die benötigten Informationen für die Archivierung aus dem Dokument ausgelesen. Das ermöglicht eine automatische Klassifizierung und Zuordnung von Dokumenten. Dieses Verfahren sorgt für noch mehr Geschwindigkeit, Effizienz und Sicherheit bei der Archivierung und Verwaltung von Geschäftsdokumenten und ermöglicht Ihnen einen weiteren Schritt zu einem papierlosen Büro.

Dokumente erstellen

Mit Hilfe des etspukaRM können kundeneigene Dokumentvorlagen erstellt werden. In den Dokumenten können Textmarken gesetzt werden, die beim Drucken automatisch mit den Informationen aus der Datenbank gefüllt werden. Der Druck von Dokumenten kann sowohl auf dem angeschlossenen Drucker oder als PDF-Dokument erfolgen. Wichtige Auswertungen oder Formulare werden beim Druck direkt im Dokumentenarchiv abgelegt. Alle Dokumentvorlagen können mit einem Vor- bzw. Nachbericht versehen werden. Diese können von der eigentlichen Selektion des Hauptberichtes abweichen und eigene Daten enthalten. So kann z. B. beim Druck des PSV-Testates ein Anschreiben an das Unternehmen vorweg und die Liste mit den (in Summe) auf dem Testat befindlichen Begünstigten im Anschluss gedruckt werden. Damit entfällt beim Massendruck das Sortieren der Druckergebnisse. SQL-Selektionen ermöglichen es die Datenbank nach Kundenanforderungen auszuwerten. Die Ergebnisse der Abfragen können auch in anderen Programmen (z. B. Excel) weiterverarbeitet werden.